Interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) potwierdza, że przechowywanie dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z określonymi procedurami, jest zgodne z prawem i nie wpływa na możliwość uznania udokumentowanych w ten sposób wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.
Stan faktyczny:
Wnioskodawca, będący czynnym podatnikiem VAT, jest spółką kapitałową prawa polskiego, działającą w określonej branży. Spółka ponosi wydatki związane z jej podstawową działalnością, takie jak zakup środków trwałych, materiałów produkcyjnych itp. Spółka zatrudnia również pracowników, którzy ponoszą różnego rodzaju wydatki służbowe. Obecnie Spółka rozważa zmianę procedury przechowywania faktur i innych dokumentów księgowych, zastępując wersje papierowe ich elektronicznymi odpowiednikami.
Wnioskodawca zapytał, czy w sytuacji, gdy Spółka poniesie wydatki, które spełniają warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, a dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, podczas gdy ich wersje fizyczne (papierowe) zostaną zniszczone, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Stanowisko KIS
Krajowa Informacja Skarbowa zgodziła się ze stanowiskiem wnioskodawcy. W interpretacji podkreślono, że ani ustawa o CIT, ani ustawa o rachunkowości, do której odwołuje się ustawa o CIT, ani Ordynacja podatkowa nie wprowadzają wymogów dotyczących przechowywania dowodów księgowych w określonej formie. W związku z tym, dokumenty źródłowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych i tym samym stanowiące podstawę do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również jedynie w formie elektronicznej.
Podsumowanie:
Fakt przechowywania faktur dotyczących wydatków związanych z podstawową działalnością spółki oraz dokumentów dotyczących wydatków służbowych pracowników jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z procedurami opisanymi przez wnioskodawcę, nie wpływa na możliwość uznania udokumentowanych w ten sposób wydatków jako kosztów uzysknia przychodów.