Według Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) wysłanie faktury jako pliku PDF na określony adres e-mail nabywcy spełnia wymóg "wydania" faktury, zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Faktura w formie PDF, a przepisy ustawy o VAT

Wnioskodawcą jest firma, która działa w ramach umowy franczyzy. Firma planuje wprowadzić nowatorskie rozwiązanie płatności mobilnych na swoich stacjach paliw. Poprzez dedykowaną aplikację mobilną, klienci będą mieli możliwość dokonywania płatności za tankowanie paliwa oraz za pozostałe produkty, takie jak usługi i produkty dodatkowe. Proces ten obejmuje kilka kluczowych etapów. Klienci muszą pobrać i zainstalować specjalną aplikację mobilną. Po zakończeniu procesu rejestracji i zalogowaniu się do aplikacji, klienci będą mogli dokonywać płatności za tankowanie paliwa lub zakupione produkty.

W trakcie rejestracji użytkownik będzie zobowiązany do wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej na podany adres e-mail. Kasa rejestrująca na stacji paliw będzie ewidencjonować transakcje dokonywane za pomocą płatności mobilnych. Na podstawie danych transakcji, firma wygeneruje fakturę elektroniczną dla klienta.

Wnioskodawca skierował pytanie do KIS czy przesyłając wystawioną fakturę elektroniczną w formie PDF w związku z aplikacją mobilną, na adres e-mail podany przez nabywcę wnioskodawca może uznać, że jest to wydanie faktury nabywcy w myśl przepisów ustawy o VAT. W ocenie wnioskodawcy, przesłanie faktury w formacie PDF jest równoznaczne z wydaniem faktury nabywcy.

KIS: faktury PDF spełniają warunki ''wydania'' zgodnie z ustawą o VAT

Według oceny KIS, zaprezentowane stanowisko przez wnioskodawcę jest prawidłowe. W opinii organu podatkowego wysłanie faktury w formie PDF na wskazany adres e-mail nabywcy spełnia warunek "wydania" faktury, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT. KIS uznała, zefaktura nie musi ograniczać się do tradycyjnej formy papierowej, lecz może również przybierać formę dokumentu elektronicznego, pod warunkiem spełnienia wymogów przewidzianych w ustawie. Kluczowym aspektem jest akceptacja regulaminu aplikacji mobilnej przez klienta, co pozwala na otrzymywanie faktur w postaci plików PDF, dostarczanych na wskazany adres e-mail.

Organ podatkowy podkreślił, że tego rodzaju faktury elektroniczne mogą być tworzone tylko w odniesieniu do klientów, którzy wyrazili zgodę na taki sposób komunikacji i nie prowadzą działalności gospodarczej.

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 26 maja 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL3.4012.174.2023.2.AK