Według Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) termin przechowywania dokumentów podatkowych wynosi 5 lat, licząc od końca roku złożenia deklaracji podatkowej, w której strata została wykazana. W ocenie KIS spółka musi przechowywać swoje księgi i dokumentację związaną ze stratami przez cały okres przedawnienia, niezależnie od kolejnych rozliczeń podatkowych.

Dokumentacja księgowa, a termin przechowywania

Wnioskodawcą jest spółka, która jest czynnym podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Spółka posiada obszerną dokumentację księgową z lat 2012 i 2013, w których poniosła straty podatkowe, które rozliczała przez pięć kolejnych lat podatkowych, kończąc w 2018 i 2019 roku. Wnioskodawca skierował pytanie do KIS czy spółka prawidłowo ustaliła termin przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów z lat, w których poniosła stratę podatkową przyjmując, że lata te przedawnią się po upływie 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została złożona deklaracja podatkowa wykazująca stratę podatkową?

Wnioskodawca jest zdania, że termin przechowywania ksiąg wynosi 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym spółka złożyła deklarację podatkową wykazująca stratę bez względu na fakt rozliczania straty w kolejnych latach.

KIS: termin przechowywania dokumentów wynosi 5 lat

Według oceny KIS, przedstawione stanowisko przez wnioskodawcę jest prawidłowe. Organ podatkowy stwierdził, że termin przechowywania dokumentów podatkowych wynosi 5 lat, liczonych od końca roku złożenia deklaracji podatkowej, w której strata została wykazana. KIS zaznaczyła, że przepisy ordynacji podatkowej nakładają na podatników obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów z nimi związanych przez określony okres czasu. Spółka poniosła straty podatkowe w latach 2012 i 2013, co uprawniło ją do rozliczenia w pięciu kolejnych latach podatkowych. Organ podatkowy podkreślił, że obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej jest ściśle związany z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że organ podatkowy ma prawo wyjaśniać i ustalać wszystkie elementy konstrukcji zobowiązania podatkowego, w tym również wysokość straty obniżającej podstawę opodatkowania, dopóki nie upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. W opinii organu podatkowego spółka musi przechowywać swoje księgi i dokumentację związaną ze stratami przez cały okres przedawnienia, nawet jeśli rozliczenie straty odbywa się w kolejnych latach.

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 28 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB2-1.4017.7.2023.1.AS