Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) w swojej interpretacji wyjaśniła, że elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu, potwierdzona przez podatnika, spełnia wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).

Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu, a ustawa o CIT

Wnioskodawca, będący jednym z czołowych banków w Polsce, zatrudniający około 14 tysięcy pracowników, w ramach optymalizacji procesów zdecydował się na wdrożenie elektronicznej aplikacji służącej do rozliczenia delegacji służbowych, w trakcie których pracownicy korzystają z prywatnych samochodów. Aplikacja gromadzi następujące informacje: nazwisko, imię pracownika, numer ID pracownika w systemie kadrowym banku, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, numer delegacji oraz akceptację danych przez pracodawcę. Po zakończeniu miesiąca generowany jest raport z aplikacji, który zawiera powyższe dane.

Po akceptacji danych przez przełożonego, raport jest uważany za zatwierdzony i może być wykorzystany w celu sporządzenia ewidencji przebiegu pojazdów służbowych banku. Wnioskodawca zadał pytanie KIS czy system elektronicznej ewidencji przebiegu pojazdu, wraz z jej potwierdzeniem przez bank, spełnia wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT? Wnioskodawca uważa, że prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej jest dopuszczalne.

KIS: elektroniczna ewidencja przebiegu auta spełnia wymogi ustawy CIT

KIS stwierdziła, ze przedstawione przez wnioskodawcę stanowisko jest prawidłowe. Organ uznał, że elektroniczny podpis składany przez pracowników banku w aplikacji potrzebny do ewidencji przebiegu pojazdu jest zgodny z wymogami stawianymi przez art. 16 ust. 5 ustawy o CIT. KIS zaznaczyła, że z analizy art. 16 ust. 5 ustawy o CIT nie wynika jakiego rodzaju podpis elektroniczny jest wymagany do potwierdzania kosztów. Zamiast tego, przepis mówi ogólnie o "podpisie podatnika". W takim przypadku, interpretacja, że elektroniczny podpis składany za pomocą kombinacji indywidualnego loginu i hasła pracownika jest akceptowalny, jest uzasadniona. Kluczowym aspektem jest to, że aplikacja uwzględnia bezpieczeństwo i jednoznaczną identyfikację pracownika. Elektroniczny podpis generowany za pomocą loginu i hasła jest bezpieczny, ponieważ spełnia standardy bezpieczeństwa informatycznego.

Organ podatkowy uznał, że raport zawierający dane osobowe pracowników jest dostępny tylko dla uprawnionych osób, co uwzględnia zasady ochrony danych osobowych. Ponadto, według KIS dążenie do ograniczenia papierowej dokumentacji na rzecz elektronicznych systemów jest zgodne z obecną rzeczywistością biznesową.

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 15 września 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.373.2023.1.AS