Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) uznała, że złożenie elektronicznego oświadczenia przez pracownika, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoznaczne z formą pisemną.
Elektroniczne oświadczenia i wnioski a forma pisemna
Wnioskodawca jest pracodawcą zatrudniającym znaczną ilość pracowników, którzy głównie pracują zdalnie. W związku z tym, pracodawca planuje umożliwić pracownikom składanie oświadczeń i wniosków dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych w formie elektronicznej za pomocą dedykowanego narzędzia stworzonego przez pracodawcę. Aby złożyć oświadczenie lub wniosek, pracownik musiałby zalogować się do wewnętrznej aplikacji, wybrać odpowiedni wzór, wypełnić go, a następnie powiadomić dział personalny o złożonym elektronicznie oświadczeniu lub wniosku. Dział personalny miałby za zadanie uaktualnić dane w aplikacji płacowej na podstawie złożonych dokumentów. Wszystkie dokumenty będą archiwizowane w systemie przez określony okres, a dostęp do nich będą mieli tylko upoważnieni pracownicy.
Wnioskodawca skierował pytanie do KIS czy może zbierać elektronicznie oświadczenia i dokumenty od pracowników, w tym związane z ulgami podatkowymi, oświadczeniem o wspólnym rozliczeniu, oświadczeniami dotyczącymi różnych kwestii podatkowych, rezydencją podatkową i zmianą urzędu skarbowego. Podatnik uważa, że istnieje możliwość przyjmowania oświadczeń i wniosków w postaci elektronicznej od pracowników.
KIS: elektroniczne oświadczenia z podpisem elektronicznym są równoznaczne z formą pisemną
Według oceny KIS, przedstawione stanowisko przez wnioskodawcę było prawidłowe. Organ podatkowy uznał, że istnieje możliwość przyjmowania elektronicznych wniosków i oświadczeń od pracowników przez pracodawcę. KIS zwróciła uwagę na fakt, że oświadczenia mogą przybierać różne formy, a złożenie oświadczenia w formie elektronicznej jest równoznaczne z formą pisemną, pod warunkiem, że jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Organ podatkowy zauważył, że brak jest jednoznacznego rozporządzenia dotyczącego formy dostarczenia oświadczeń, ale podkreślił, że ważne jest, aby oświadczenie zawierało wszystkie niezbędne elementy formalne i merytoryczne, w tym podpis pracownika. Przepisy ustawy o podpisie elektronicznym definiują różne rodzaje podpisów elektronicznych, a także wskazują, że podpis może być utworzony za pomocą kombinacji loginu i hasła.