Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) wyjaśnił, że wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych stanowi dla niego przychód podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy, od którego pracodawca jako płatnik powinien obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy.
Zwrot kosztów używania prywatnego auta do celów służbowych
W umowie między pracodawcą a pracownikiem zawarto porozumienie dotyczące używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. W ramach umowy określono miesięczny limit kilometrów na przejazdy służbowe oraz stawkę za każdy kilometr przebiegu, która może ulegać zmianie. Zwrot kosztów za używanie samochodu ma być wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu przez niego pisemnego oświadczenia potwierdzającego używanie samochodu do celów służbowych. Kwota tego ryczałtu ma być zmniejszana za dni nieobecności pracownika w pracy oraz za dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Działalność przedsiębiorcy nie jest regulowana przez żadną odrębną ustawę, z której wynika wprost możliwość przyznania pracownikowi prawa do zwrotu kosztów z tytułu używania pojazdu będącego jego własnością na potrzeby zakładu pracy.
Z uwagi na powyższe do organu podatkowego zostało złożone pytanie, czy wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu należy rozliczać jako przychód pracownika z tytułu pracy, a w związku z tym, czy pracodawca ma obowiązek obliczać, pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy.
Przedsiębiorca był zdania, że wypłacane pracownikowi kwoty w formie miesięcznego ryczałtu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych nie powinny być rozliczane jako przychód pracownika z tytułu pracy, ani też nie podlegają obliczeniu, pobraniu i wpłacie zaliczek na podatek dochodowy. Argumentował, że otrzymanie przez pracownika zwrotu kosztów stanowi jedynie wyrównanie uszczerbku majątkowego związanego z wykorzystaniem samochodu prywatnego do celów służbowych.
Zwrot stanowi przychód podlegający opodatkowaniu
Dyrektor KIS uznał przedstawione stanowisko za nieprawidłowe i wyjaśnił, że zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego do jazd lokalnych w celach służbowych, stanowi przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.
Organ podatkowy w swojej interpretacji skupił się na analizie odpowiednich przepisów ustawy o PIT, które określają, że wszelkie korzyści majątkowe uzyskiwane przez podatnika, z wyjątkiem określonych zwolnień, stanowią przychód podlegający opodatkowaniu. KIS zaznaczyła, że w przypadku zwrotu kosztów używania samochodu osobowego do celów służbowych, pracownik otrzymuje realną korzyść majątkową, która spełnia kryteria przychodu podatkowego. Z uwagi na to organ stwierdził, że taki zwrot stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu.
"Przychód ten nie może korzystać ze zwolnienia, określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z uwagi na niespełnienie przesłanki zawartej w tym zwolnieniu przedmiotowym. Nie można bowiem uznać, że ww. świadczenie, nawet jeśli dotyczy jazd lokalnych, podlega zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy, bowiem prawo do zwrotu kosztów dla pracownika nie wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw (np.: ustawy o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska", ustawy o lasach czy ustawy o pomocy społecznej), a które gwarantują możliwość prawa do zwrotu poniesionych kosztów bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów" - wskazała KIS.
KIS odniosła się również do uregulowania, które wyłącza z opodatkowania zwrot kosztów używania pojazdów stanowiących własność pracownika, jeśli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy lub możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Jednak organ stwierdził, że to zwolnienie ma zastosowanie tylko w przypadku, gdy przepisy innych ustaw wyraźnie przewidują możliwość zwrotu kosztów. W innych przypadkach, takich jak przedmiotowy zwrot kosztów za jazdy lokalne, świadczenie to stanowi przychód pracownika.
"W konsekwencji, wypłacany Państwa pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu za przejazdy w jazdach lokalnych stanowi dla tego pracownika przychód podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy, od którego Państwo jako płatnik powinni obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy" - podsumował organ.