Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) wydał interpretację, w której potwierdził, że wydatki związane z zakwaterowaniem pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej.
Koszty zakwaterowania pracowników a przychód
Spółka zajmująca się międzynarodowym transportem drogowym towarów wynajmuje biuro oraz lokal mieszkalny w budynku użytkowo-usługowym. Firma dostosowała lokal mieszkalny do tymczasowego zakwaterowania pracowników, w szczególności osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na stanowisku kierowcy zawodowego. Zakwaterowanie jest częściowo odpłatne, tj. pracownicy podpisują z pracodawcą krótkoterminowe umowy podnajmu, na podstawie których częściowo partycypują w kosztach. W związku z tym spółka ponosi stałe comiesięczne koszty wynajmu bez względu na to, ilu pracowników w danym momencie faktycznie korzysta z noclegów.
Z uwagi na powyższe do organu podatkowego zostało złożone pytanie, czy ponoszone przez spółkę wydatki związane z zakwaterowaniem pracowników można uznać za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Firma była zdania, że wydatki, które ponosi na zakwaterowanie pracowników, stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Argumentowała, że przedmiotowe wydatki będą pozostawać w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co więcej, posiadanie zakwaterowania jest z punktu widzenia rekrutacji nowych pracowników znacznym plusem, który istotnie poprawia pozycję spółki jako pracodawcy na rynku. Ponadto, opisane zakwaterowanie pozwala na oszczędność po stronie spółki, która w innym wypadku byłaby zmuszona zapewniać lub refundować pracownikom pobyt w hotelu.
Wydatki mogą stanowić koszty podatkowe
Dyrektor KIS uznał przedstawione stanowisko za prawidłowe i potwierdził, że ponoszone przez spółkę wydatki związane z zakwaterowaniem pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Organ podatkowy uzasadnił swoją interpretację, odwołując się do odpowiednich przepisów ustawy o CIT. Wyjaśnił, że wydatki na rzecz pracowników co do zasady są kosztami podatkowymi, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe. Co więcej, dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
„Posiadanie zakwaterowania jest z punktu widzenia rekrutacji nowych pracowników znacznym plusem, który istotnie poprawia pozycję Wnioskodawcy jako pracodawcy na rynku. W branży transportowej budowanie pozycji „zaufania” wobec pracowników jest niezwykle istotne. Spółka transportowa może bowiem wykonać tylko tyle przewozów i zarobić tylko tyle zysku, ile posiada w danym momencie rąk do pracy. Posiadanie takiego zakwaterowania pozwala również na oszczędność po stronie Wnioskodawcy, który w innym wypadku zmuszony byłby zapewniać (lub refundować) tym osobom pobyt w hotelu. Tym samym, ww. wydatki są racjonalne i mają wpływ na wysokość osiąganych przez Spółkę przychodów. Wydatki te będą mogły zatem stanowić koszty podatkowe” - wskazał organ.
Po szczegółowej analizie stanu faktycznego sprawy oraz konkretnych przepisów prawa KIS doszła do wniosku, że poniesione przez spółkę wydatki z tytułu zakwaterowania pracowników przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te spełniają podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ww. ustawy. Ponadto, w złożonym wniosku spółka wykazała związek poniesienia wydatków z uzyskiwaniem przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.
"Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy i przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego należy zgodzić się z Państwem, że w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ponoszone przez Spółkę koszty związane z zakwaterowaniem pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów" - podsumował organ.