Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) uznała, że zwrot kosztów związanych z zakupem krzesła i biurka dla pracowników wykonujących pracę zdalną nie stanowi opodatkowanego przychodu dla pracownika zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, co prowadzi do zwolnienia spółki z obowiązku obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.
Zwrot kosztów za krzesło i biurko a kwestia opodatkowania
Wnioskodawcą jest spółka, która zezwalając pracownikom na pracę zdalną, opracowała regulamin pracy zdalnej. Zgodnie z tym regulaminem, spółka dostarcza pracownikom niezbędne narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne i pokrywa związane z nimi koszty, w tym instalację oraz serwis. Pracownik jest odpowiedzialny za organizację swojego miejsca pracy, zapewniając odpowiednie warunki. Praca zdalna może być wykonywana w różnych miejscach, zgodnie z uzgodnieniami z pracodawcą. Spółka wypłaca pracownikom ryczałt na pokrycie kosztów energii i usług telekomunikacyjnych.
Spółka skierowała pytanie do KIS czy zwrot kosztów związanych z zakupem krzesła i biurka dla pracowników wykonujących pracę zdalną stanowi opodatkowany przychód po stronie pracownika, a tym samym czy spółka jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych ma obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy. Spółka uważa, że zwrot kosztów za krzesło i biurko nie stanowi opodatkowanego przychodu dla pracownika, ponieważ koszty są niezbędne do pracy zdalnej i nie są zapewniane przez pracodawcę. Wysokość zwrotu jest ustalona w regulaminie i dokonywana w formie pieniężnej.
KIS: zwrot kosztów za wyposażenie miejsca pracy zdalnej nie stanowi opodatkowanego przychodu dla pracownika
Według oceny KIS, przedstawione stanowisko przez spółkę było prawidłowe. Organ podatkowy uznał, że zwrot kosztów za wyposażenie miejsca pracy zdalnej (krzesła oraz biurka) nie stanowi opodatkowanego przychodu dla pracownika, uwzględniając specyfikę pracy zdalnej i odpowiedzialność pracodawcy za warunki pracy zdalnej zgodnie z nowelizacją kodeksu pracy oraz ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych. KIS wyjaśniła, że pracodawcy są zobowiązani do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od świadczeń wypłacanych pracownikom, włączając w to różnego rodzaju wynagrodzenia i ekwiwalenty. Dodatkowo, organ podkreślił, że zgodnie z kodeksem pracy, praca zdalna wymaga od pracodawcy zapewnienia pracownikom niezbędnych narzędzi pracy i pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
KIS uznała, że zapewnienie pracownikowi narzędzi pracy, pokrycie kosztów pracy zdalnej oraz wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.