Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) wyjaśniła, że ekwiwalent pieniężny wypłacony pracownikowi za użytkowanie prywatnego telefonu do celów służbowych może być zwolniony z opodatkowania, pod pewnymi warunkami.
Ekwiwalent za prywatny telefon a PIT
Wnioskodawcą jest spółka, zatrudniająca pracowników, których obowiązki wymagają korzystania z telefonów komórkowych. Obecnie pracownicy używają telefonów służbowych, ale w przyszłości spółka planuje umożliwić im wykorzystanie własnych urządzeń. W związku z tym pracownicy, którzy zdecydują się używać prywatnych telefonów, otrzymają ekwiwalent pieniężny, wypłacany jako część ich wynagrodzenia. Ekwiwalent będzie ustalany na podstawie kategorii sprzętu i przewidywanej częstotliwości jego użytkowania służbowego. Spółka podkreśla, że wypłacany ryczałt nie będzie zawierał dodatkowego wynagrodzenia za pracę, a jedynie stanowić będzie zwrot części kosztów związanych z używaniem prywatnych telefonów do celów zawodowych.
Spółka zwróciła się z pytaniem do KIS, czy wartość opłaty ryczałtowej za użytkowanie prywatnego telefonu podlega opodatkowaniu oraz czy wnioskodawca jako płatnik, jest zobowiązany do poboru podatku od wskazanej kwoty. Spółka uważa, że wypłacony ekwiwalent powinien być zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca jest zdania, że kwota ekwiwalentu odpowiada wartości zużywanych prywatnych telefonów pracowników i ich stopniu zużycia podczas użytkowania służbowego.
KIS: ekwiwalent za użytkowanie prywatnego telefonu jest zwolniony z PIT
Według oceny KIS, przedstawione stanowisko przez spółkę było prawidłowe. Organ podatkowy uznał, że ekwiwalent pieniężny wypłacony pracownikom spółki był zwolniony od podatku dochodowego, ponieważ spełniał wszystkie wymagane ustawowe kryteria. W konsekwencji, spółka jako płatnik nie była zobowiązana do obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych ekwiwalentów. W kontekście ekwiwalentu pieniężnego za używanie prywatnych telefonów do pracy, KIS podkreśliła, że aby kwota taka mogła korzystać ze zwolnienia od podatku, musi spełniać określone warunki. Po pierwsze, ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu. Po drugie, kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, zachowując racjonalny związek z wartością i stopniem zużycia używanego sprzętu. Po trzecie, używany sprzęt musi należeć do pracownika i być wykorzystywany do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy.
Organ zaznaczył, że ekwiwalent niekoniecznie musi oznaczać zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika, natomiast może być ustalony jako z góry określona suma. W przypadku spółki, ekwiwalent był ustalony na podstawie z góry określonych kryteriów, w tym kosztu zakupu telefonu i przewidywanej częstotliwości jego wykorzystania do celów służbowych.