Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) wyjaśniła, że wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych za przejazdy w jazdach lokalnych stanowi dla niego przychód podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy, od którego pracodawca jako płatnik powinien obliczyć, pobrać i przekazać do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy.
Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu
Firma wypłaca pracownikom miesięczny ryczałt za wykorzystywanie przez nich prywatnych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych, oparty na umowie cywilnoprawnej, która jest oddzielna od umowy o pracę. Pracodawca ustala dla pracownika miesięczny ryczałt pieniężny w wysokości wynikającej z przemnożenia ustalonego limitu przez obowiązującą stawkę za 1 km przebiegu. Kwota ryczałtu jest dostosowywana w zależności od dni nieobecności pracownika w pracy. Podstawą prawną dla zwrotu kosztów jest Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku, które reguluje warunki i sposób dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, które nie są własnością pracodawcy.
Pracodawca był zdania, że dokonany w ten sposób zryczałtowany zwrot kosztów używania samochodu prywatnego poniesionych przez pracownika na rzecz pracodawcy nie stanowi dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu. Argumentował, że pracodawca-płatnik nie ma obowiązku naliczenia, pobrania i przekazania do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od kwoty ryczałtu. Jednakże w celu utwierdzenia się w swoim przekonaniu zwrócił się do organu podatkowego z pytaniem, czy stanowisko, które przedstawił, jest prawidłowe.
Przychód podlegający opodatkowaniu
Dyrektor KIS uznał przedstawione stanowisko za nieprawidłowe i wyjaśnił, że wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych za przejazdy w jazdach lokalnych stanowi dla niego przychód podlegający opodatkowaniu.
Organ podatkowy uzasadnił swoją interpretację, odwołując się do odpowiednich przepisów ustawy o PIT oraz Ordynacji podatkowej. Wyjaśnił, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy – jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.
Po szczegółowej analizie sprawy KIS zauważyła, że otrzymana przez pracownika kwota tytułem zwrotu kosztów używania pojazdu prywatnego do jazd lokalnych, stanowi przychód pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Przychód ten nie może korzystać ze zwolnienia, określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, z uwagi na niespełnienie przesłanki zawartej w tym zwolnieniu przedmiotowym. Nie można uznać, że przedmiotowe świadczenie, nawet jeśli dotyczy jazd lokalnych, podlega zwolnieniu na podstawie przywołanego przepisu, ponieważ prawo do zwrotu kosztów dla pracownika nie wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw, a które gwarantują możliwość prawa do zwrotu poniesionych kosztów bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.
„W konsekwencji, wypłacany pracownikowi w formie miesięcznego ryczałtu zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych za przejazdy w jazdach lokalnych stanowi dla tego pracownika przychód podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy, od którego Państwo jako płatnik powinni obliczyć, pobrać i przekazać do Urzędu Skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy” - podsumował organ.