Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) w swojej interpretacji wyjaśniła, że nie wszystkie wydatki związane z pełnieniem funkcji prokurenta mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów uzyskania przychodów zakwalifikować można wydatki na transport, noclegi, szkolenia, czy artykuły biurowe pod warunkiem, że są ściśle związane z realizacją zadań dotyczących pełnienia funkcji prokurenta.
Wydatki prokurenta jako koszty uzyskania przychodów
Podatnik, pełniący funkcję prokurenta w spółce świadczącej usługi rachunkowości oraz doradztwa podatkowego, który zwrócił się do KIS z wnioskiem o wydanie interpretacji podatkowej otrzymywał stałe wynagrodzenie oraz okazjonalne premie, nie mając jednocześnie zwrotu za ponoszone koszty związane z reprezentacją firmy i spotkaniami z klientami. Wydatki te obejmowały m.in. koszty transportu, noclegów, wyżywienia, oraz inne związane z działalnością prokurenta.
Pytanie wnioskodawcy dotyczyło możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, zważywszy na ich bezpośredni związek z pełnieniem funkcji prokurenta i reprezentacją spółki. Wnioskodawca argumentował, że ponoszone przez niego koszty są niezbędne do zachowania stanowiska oraz że nie są to wydatki mające na celu kształtowanie wizerunku spółki na zewnątrz, ale służą zabezpieczeniu i zachowaniu źródła przychodu.
Stanowisko KIS
Organ podatkowy w odpowiedzi na pytanie podatnika wskazał, że część kosztów, jak transport, noclegi czy szkolenia, może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem ich bezpośredniego związku z funkcją prokurenta. Jednakże wydatki o charakterze reprezentacyjnym, takie jak koszty usług gastronomicznych, zakup biletów na wydarzenia czy koszty usług fryzjerskich i kosmetycznych, ze względu na ich reprezentacyjny charakter, nie kwalifikują się jako koszty podatkowe.
Organ podatkowy podkreślił, że każdy wydatek musi być indywidualnie oceniany pod kątem jego związku z przychodem oraz musi być właściwie udokumentowany. Dodał, że wydatki osobiste nie mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu, co jest istotne w kontekście możliwości dokonania przez wnioskodawcę odpowiedniego rozróżnienia między wydatkami związanymi z pełnieniem funkcji prokurenta a wydatkami osobistymi.