Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) uznała, że informacje PIT-11 muszą być przesyłane elektronicznie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, a brak numeru PESEL u cudzoziemców, którzy nie są już pracownikami, komplikuje spełnienie tego obowiązku.
Wysłanie po terminie PIT-11 a brak numeru PESEL
Wnioskodawcą jest mężczyzna, który przedstawił sytuację, w której cudzoziemcy zatrudnieni w jego firmie na dzień złożenia wniosku PIT-11 za rok 2023, okazywali tylko paszporty, a numer PESEL otrzymywali później. Na moment złożenia wniosku, nie było możliwe elektroniczne wysłanie informacji o przychodach, gdyż cudzoziemcy ci nie są już pracownikami wnioskodawcy i nie ma z nimi kontaktu. Mężczyzna skierował pytanie do KIS czy istniała możliwość wysłania informacji PIT-11 po otrzymaniu numeru PESEL od byłych pracowników oraz po wyznaczonym terminie, a więc po 31 stycznia 2024 roku.
Wnioskodawca jest zdania, że obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie do urzędu skarbowego informacji PIT-11 drogą elektroniczną do 31 stycznia 2024 r., jednak z powodu braku numerów PESEL u byłych pracowników cudzoziemców, złożenie informacji w wyznaczonym terminie jest niemożliwe.
KIS: przesyłanie PIT-11 do końca stycznia jest obowiązkowe, nawet bez numeru PESEL
Według oceny KIS, przedstawione stanowisko przez mężczyznę było prawidłowe. Organ podatkowy uznał, że obowiązkiem płatnika jest przesłanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, niezależnie od dostępności numeru PESEL pracowników. W uzasadnieniu swojej decyzji, organ oparł się na przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ordynacji podatkowej, które jasno określają obowiązki płatnika w zakresie terminowego przekazywania wymaganych dokumentów podatkowych. Dodatkowo, KIS podkreśliła, że każde opóźnienie w przekazaniu dokumentów, takich jak PIT-11, może narazić płatnika na konsekwencje prawne, w tym odpowiedzialność karno-skarbową. Terminy miały charakter obowiązujący i bezwzględny, a zatem nie mogły być przedłużane nawet w sytuacji, gdy pracodawca nie dysponuje wszystkimi niezbędnymi danymi swoich pracowników, takimi jak numer PESEL.
Ponadto, KIS podkreśliła, że przepisy prawne przewidują karę grzywny dla płatników, którzy nie wypełnią swojego obowiązku przekazania informacji PIT-11 w wyznaczonym terminie. Organ wskazał, że takie działanie jest uznawane za naruszenie prawa podatkowego, co może prowadzić do sankcji karno- skarbowych.